تحسين إنتاجية المشاريع الصغيرة من خلال التقنية و الأتمتة

في عالم الأعمال يدور كل شيء حول الإنتاجية. حيث إن القيام بالامور بشكل أفضل وأسرع يؤتي ثماره دائمًا خاصة في مجال الأعمال او المشاريع الصغيرة حيث يمكن أن تكون الإنتاجية هي الفرق بين النجاح والفشل.هناك العديد من الطرق لتحسين الإنتاجية والاستفادة بشكل أكبر من وقتك بما في ذلك أن تكون أكثر كفاءة. إحدى الطرق على وجه الخصوص في تحسين إنتاجية المشاريع الصغيرة من خلال التقنية و الأتمتة والتكنولوجيا .

لماذا تساعد الأتمتة في تحسين الإنتاجية ؟

في حين أنه من السهل القول بأن “الأتمتة تساعد على الإنتاجية” فإنها لا تخبرك كثيرًا عن كيفية قيام الأتمتة بالفعل بزيادة الكفاءة والأداء. هناك العديد من الطرق المختلفة التي يمكن من خلالها أن يكون لها تأثير ملموس للغاية على إنتاجية العمليات التجارية على سبيل المثال يمكنك :

• تخلص من المهام العادية وحرر وقت الموظف.
• زيادة كفاءة العاملين.
• تحسين وتبسيط سلسلة التوريد والمحاسبة ومجالات الإدارة الأخرى.
• تبسيط كفاءة المستودعات.

غالبًا ما يُنظر إلى الأتمتة على أنها حُكم بالإعدام على العمالة البشرية لكن هذا الافتراض يتعارض مع النتائج الحقيقية للتكنولوجيا المطبقة على الأتمتة. في كثير من الحالات أدى إدخال الأتمتة بشكل مباشر إلى زيادة كبيرة في القوى العاملة البشرية . غالبًا ما يحرر استخدام الأتمتة العمال من المهام العادية ويسمح لهم باكتساب مهارات أثناء تعلمهم لتوسيع العمليات الحالية.

فيما يلي بعض الطرق الأكثر تحديدًا التي يمكن أن يكون لتنفيذ الأتمتة تأثير مباشر على الشركات من جميع الأحجام وفي أي صناعة : 

خدمة العملاء

مثل الكثير من عالم الأعمال مرت صناعة خدمة العملاء بتغيير جذري في العقود القليلة الماضية. تم استبدال مراكز الاتصال التي تجمع بين عدة قنوات اتصال بما في ذلك كل شيء من المكالمات الهاتفية إلى رسائل البريد الإلكتروني والتفاعلات على وسائل التواصل الاجتماعي .

المحاسبة

المحاسبة هي أحد مجالات الأعمال التي أحدثت الأتمتة ثورة في تحسين إنتاجية المشاريع الصغيرة من خلال التقنية و الأتمتة. مجرد عدد قليل من الأنشطة المختلفة التي تطرق إليها التكنولوجيا تشمل :

• قم بمعالجة المدفوعات تلقائيًا باستخدام تطبيقات مثل Square أو PayPal.
• دفع رواتب الموظفين عن طريق إيداع الأموال مباشرة في حسابهم المصرفي مع الإيداع المباشر.
• استخدم تطبيقات مثل Quickbooks لتنظيم المعلومات وإنشاء وثائق مهمة.
• استخدم تطبيقات المسح الذكية لإدخال المعلومات بسرعة وتسريع مهام المحاسبة.

في حين أن هناك العديد من الجوانب المالية للأعمال التي يمكن أتمتتها. فمن الجيد دائمًا التفكير في خياراتك وإنشاء مجموعة تطبيقات تلبي احتياجات قسم المحاسبة على وجه التحديد.

التسويق

التسويق هو قطاع آخر لا علاقة له بما كان عليه قبل عشرين عامًا. بينما كان التسويق الالكتروني. البريد الإلكتروني والتجارة الإلكترونية موجودان لكن أشياء مثل الشبكات الاجتماعية والتسويق بالدفع لكل نقرة كانت في بدايتها. الآن ومع نمو عالم التسويق عبر الإنترنت . مرة أخرى بعض المهام العديدة التي يمكن أتمتتها في هذا المجال هي :

• جدولة منشورات الوسائط الاجتماعية التلقائية باستخدام أدوات مثل Hootsuite أو HubSpot .
• استخدم البيانات لتقسيم التسويق عبر الإنترنت وبالتالي زيادة تخصيص كل رسالة.

تتيح الأتمتة بسرعة للشركات الصغيرة أن تكون على قدم المساواة مع الشركات الكبيرة في جهودها الترويجية. كما أنها تتيح لموظفي التسويق التركيز على أشياء مثل اكتساب العملاء وإنشاء محتوى عالي الجودة.

الحياة المهنية

لتقنية تأثير كبير على الطريقة التي يمارس بها المحترفون عملهم اليومي بغض النظر عن الوظيفة المحددة التي يقومون بها. على سبيل المثال الوقت المستغرق في الرد على رسائل البريد الإلكتروني على توفير وقت الموظفين من خلال مساعدتهم على تجنب متوسط ​​17 ساعة تقريبًا في الأسبوع يقضونها في الاستجابة للاتصالات الإلكترونية.

بالإضافة إلى ذلك يمكن للأنشطة مثل التعاون والتواصل أن تفيد الأفراد بشكل كبير عند تبسيطها من خلال الأتمتة. يمكن استخدام أدوات مثل Google Drive وغيرها لإرسال إشعارات إلى أعضاء الفريق الذين يعملون عن بُعد في مهمة ما. حيث يسمح هذا لكل موظف بإكمال مهمته دون إضاعة الوقت في الوصول إلى كل عضو في الفريق لإعلامهم بأنهم قاموا بإجراء تغيير أو إضافة إلى مشروع.

ما هي التقنيات المستخدمة حاليا ؟

هناك العديد من التقنيات التي تساهم حاليًا في زيادة الإنتاجية من بينها :

أتمتة العمليات : مما يجعل من الممكن تحسين الإنتاجية لا سيما فيما يتعلق بالمهام البسيطة والمتكررة التي يمكن تفويضها بسهولة إلى التكنولوجيا مما يسمح بتركيز بشكل اكبر.

الذكاء الاصطناعي : والذي يسمح بمحاكاة عمليات الذكاء البشري من خلال الآلات وأنظمة الكمبيوتر. تطبيقاتها عديدة حيث تعمل علي قدر أكبر من الكفاءة في خدمة العملاء. وبالتالي التطور في المبادرات التجارية أو التسويقية وحتى في جذب المواهب.

البيانات الضخمة :  تساهم في إدارة ومعالجة أفضل لكميات كبيرة من البيانات والتي لن تستخدم بالطرق التقليدية.